We kennen allemaal het gezegde 'Voor niets gaat de zon op'. Het organiseren van een evenement, groot of klein, kost nou eenmaal geld. Een goed opgesteld budget voor je evenement is essentieel om ervoor te zorgen dat het succesvol verloopt zonder financiële verrassingen. Deze blog biedt handvatten voor het budgetteren van evenementen om de kosten onder controle te houden.
Goed budgetteren is cruciaal omdat het de financiële stabiliteit en het succes van een evenement waarborgt. Een nauwkeurig budget voor je evenement helpt organisatoren om de beschikbare middelen efficiënt te beheren en prioriteiten te stellen bij uitgaven. Door een gedetailleerde begroting op te stellen, kunnen onverwachte kosten worden vermeden en kunnen organisatoren beter voorbereid zijn op eventuele financiële tegenslagen. Bovendien geeft een goed budget vertrouwen aan sponsors en stakeholders, waardoor het gemakkelijker wordt om financiering en ondersteuning te verkrijgen.
In deze blog kijken we naar een begroting voor zakelijke evenementen. De basis van de begroting zal grotendeels hetzelfde zijn bij publieksevenementen, maar er zal ook een aanzienlijk verschil zitten in onderdelen als vergunningen e.d. Gezien ik mij richt op de zakelijke evenementen, kan ik niet uit ervaring een begroting voor een publieksevenement beschrijven.
WELKE ONDERDELEN MAG IK NIET VERGETEN?
Bij het opstellen van een begroting bestaat er al snel een kans dat je onderdelen vergeet en deze achteraf nog moet toevoegen. Dat is natuurlijk hartstikke vervelend omdat de kosten dan hoger uit kunnen vallen dan er gebudgetteerd was. Daarom zet ik hieronder op een rij welke onderdelen je in de begroting tegenkomt.
Locatiekosten;
Catering;
Techniek;
Entertainment;
Marketing & promotie;
Personeel;
Inrichting & meubilair;
Overige kosten;
Post onvoorzien.
LOCATIEKOSTEN
Locatiekosten omvat de huur van een locatie. Per locatie wisselt het of er een tarief gerekend wordt voor een op-/afbouwdag. Indien er een tarief gerekend wordt, is het vaak een ander tarief dan voor de uitvoerdag. Naast de huur van de locatie kan je onder deze post ook denken aan schoonmaakkosten en afvalverwerking.
Op zoek naar locaties? Kijk dan eens op:
Naast de bestaande locaties, is het ook mogelijk om een evenement te organiseren in een mobiele locatie, denk bijvoorbeeld aan een tent. Hierbij vallen onder locatiekosten de volgende kosten:
Huur van de locatie (grond);
Huur van de tent;
Huur van de materialen in de tent (denk aan vlonders als vloer, tapijt in de tent e.d.).
CATERING
Tijdens het evenement zijn er diverse momenten waarop je catering aanbied. Al deze kosten vallen onder de noemer catering. Vaak hebben locaties catering in huis of vaste leveranciers waar ze mee werken. Bij een evenement in een gebouwde locatie (zoals een tent) zijn de kosten voor catering hoger omdat er ook een keuken gebouwd moet worden. Alle materialen zoals ovens, werkbanken e.d. vallen ook onder deze noemer.
Ontvangst;
Pauzes;
Lunch;
Borrel;
Diner;
Late night snack (denk hierbij aan een bittergarnituur of een zakje friet);
Crewcatering.
Crewcatering is een belangrijk onderdeel van je catering. Hier valt het eten en drinken voor al het personeel en entertainment onder. Entertainment heeft vaak een rider, waar de voorkeuren voor catering in genoemd worden.
TECHNIEK
Bij bestaande locaties is er over het algemeen een vaste leverancier van de techniek. Een vaste leverancier op locatie is vaak voordelig omdat de basis van de techniek allemaal ingeregeld is en het financieel goedkoper aangeboden kan worden. Daarnaast kennen zij de locatie door en door en weten precies wat er wel en niet mogelijk is. Een nadeel is dat je als opdrachtgever met een onbekend technisch team moet werken.
Kosten waar je aan kan denken bij techniek zijn:
Verlichting (basis verlichting, podiumverlichting, sfeerverlichting, spots e.d.);
Geluid (Boxen, microfoons en materialen op aanvraag vanuit entertainment e.d.);
AV-middelen (Schermen en projectoren);
Podium;
Internet & Wi-Fi.
ENTERTAINMENT
Entertainment is een belangrijk onderdeel van een evenement. Bij een congres zijn er bijvoorbeeld sprekers aanwezig, bij een feestavond of jubileum vaak artiesten. Buiten de gage van een spreker of artiest, moet je ook rekening houden met extra kosten voor techniek en catering. Een rider omvat speciale wensen omtrent techniek en catering.
Naast entertainment op het podium kan je ook side entertainment inzetten. Denk aan openingsacts, fotobooths of activiteiten als karaoke, tafelgoochelaars, arcade spellen of een casino.
Mocht je een bedankje regelen voor de sprekers, dan kan je deze ook onder de post entertainment zetten.
MARKETING & PROMOTIE
Een marketing & promotiebudget is belangrijk bij een evenement waar kaartverkoop plaatsvindt. Denk aan social media campagnes, flyers of advertenties. Bij een intern evenement zal een marketing & promotiebudget niet aan de orde zijn.
PERSONEEL
Een hele belangrijke post, want zonder personeel kan je ook geen evenement draaien. Je doet het met elkaar. Deze post wisselt nogal per evenement. De ene locatie heeft de kosten voor personeel verwerkt in de zaalhuur, catering en techniekprijzen. De andere locatie berekent alles los. Mocht alles los berekend worden, denk dan aan de volgende onderdelen:
Catering: Koks, bediening en afwas;
Techniek: Op- en afbouwploeg en losse technici voor geluid, licht en AV;
Locatie: Eventmanager en schoonmaak tijdens het evenement;
Extra diensten: Beveiliging, preventiefunctionaris, EHBO, garderobe, hostessen, parkeerbegeleiding e.d.
Soms zijn diensten (beveiliging & EHBO) verplicht vanaf een bepaald aantal bezoekers. Kijk daarbij goed wat de regelgeving is bij de gemeente. Dit verschilt namelijk per gemeente.
Naast de diensten zelf kan je onder deze post ook reis- en verblijfskosten noteren.
INRICHTING & MEUBILAIR
Een evenement kan natuurlijk niet zonder inrichting en meubilair. Vaak is er een basis aan meubilair, maar wordt extra meubilair ingehuurd zoals (sta-)tafels, stoelen en krukken. Dit valt allemaal onder de post van inrichting & meubilair. Denk verder aan decoratieve items als bloemen, planten, banners en thematische versiering.
OVERIGE KOSTEN
Naast alle bovengenoemde kosten zijn er uiteraard ook kosten die je niet per se toe kan wijzen aan een specifieke post. Om het onszelf makkelijk te maken, voegen we daarom een post 'Overige kosten' toe aan de begroting. Hier kan je kosten waar je over twijfelt, altijd aan toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan licenties, vergunningen, parkeerkosten en noodvoorzieningen.
POST ONVOORZIEN
Ondanks dat ik een hele lijst aan kosten hierboven genoemd heb, zijn er altijd kosten die je op voorhand niet per se voorziet. Daarom is het goed om een post onvoorzien op te nemen. Reken hiervoor 10% van het budget.
Wanneer je bovenstaande posten allemaal verwerkt hebt in een document, dan heb je een goede basis voor de begroting van je evenement en kun je door met de planning. Geen idee hoe te beginnen? Volgende week ga ik dieper in op de planning en tijdlijn van een evenement.
Comments