Een van de belangrijkste pijlers van je evenement is het opstellen van een doordacht logistiek & operationeel plan. Dit plan zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, van de aankomst van bezoekers tot het afbreken van de locatie. In deze blog beschrijf ik de essentiële stappen om de logistiek van jouw evenement effectief te plannen*.
* Het logistieke en operationele plan is ieder evenement maatwerk. Uiteraard zit er een groot verschil in wanneer het evenement op een tijdelijke locatie plaatsvindt. Bij een bestaande locatie zijn routes voor laden en lossen, vluchtroutes, EHBO e.d. al bekend en kan de locatie deze aanleveren. Bij een tijdelijke locatie zal je dit zelf uit moeten werken in het logistieke & operationele plan.
LOCATIEPLANNING & LAYOUT
De locatie is het hart van het logistieke proces. Denk na over hoe de ruimte ingericht moet worden, welke looproutes bezoekers volgen en waar faciliteiten zoals toiletten, EHBO-posten en cateringpunten zich bevinden. Het maken van een gedetailleerde plattegrond is cruciaal. Houd rekening met:
Toegankelijkheid: Hoe makkelijk kunnen bezoekers de locatie betreden en verlaten?
Veiligheid: Wat zijn de nooduitgangen en waar moeten beveiligingspersoneel en EHBO aanwezig zijn?
Logistieke routes: Hoe en waar kunnen leveranciers en personeel hun werk doen zonder bezoekers te hinderen?
LOGISTIEK SCHEMA LADEN & LOSSEN LEVERANCIERS
Een groot onderdeel van je operationeel plan is het transport van materialen, zoals decoratie, technische apparatuur en catering. Maak een overzicht van wat er nodig is, wanneer het geleverd moet worden en hoe je ervoor zorgt dat alles op tijd op de juiste plek is. Deze planning zorgt ervoor dat iedereen bij aankomst gelijk kan lossen (of laden) en mensen niet onnodig op elkaar staan te wachten tot ze aan de beurt zijn.
INSCHATTING VAN CAPACITEIT & BEZOEKERSSTROMEN
Om een soepel verloop te garanderen, moet je weten hoeveel bezoekers je kunt verwachten en hoe je hen op een efficiënte manier door de ruimte laat bewegen. Overvolle ruimtes of lange wachtrijen kunnen de ervaring van de bezoekers negatief beïnvloeden. Werk met tijdsloten of toegangsbeheer om piekdruktes te vermijden. Een goed crowd management plan zorgt ervoor dat bezoekersstromen gecontroleerd en veilig verlopen.
PLANNING VAN PERSONEEL & VRIJWILLIGERS
Een evenement staat of valt met goed personeel. Van beveiligers en gastvrouwen tot technici en vrijwilligers – elk teamlid moet precies weten wat er van hen verwacht wordt. Maak een duidelijke planning met shifts en verantwoordelijkheden. Zorg ervoor dat er altijd een coördinator aanwezig is die snel kan inspelen op onverwachte situaties.
LOGISTIEKE COMMUNICATIE
Heldere communicatie is essentieel in de logistieke operatie. Zorg voor een communicatieplan waarin beschreven staat hoe en wanneer het team elkaar op de hoogte houdt. Dit kan met portofoons, walkie-talkies of mobiele apps. Test van tevoren of alle apparatuur werkt en zorg dat er een back-up is voor noodgevallen.
VEILIGHEID & VERGUNNINGEN
Geen enkel evenement mag zonder een gedegen veiligheidsplan. Naast nooduitgangen en EHBO-posts, moet je ook denken aan:
Brandveiligheid;
Crowd management;
Beveiliging bij de ingangen en uitgangen;
Toegangscontrole.
Daarnaast zijn de juiste vergunningen en verzekeringen onmisbaar. Doe op tijd navraag bij de gemeente of relevante instanties over wat er nodig is voor jouw type evenement.
AFBOUW
Wanneer het evenement voorbij is, begint de afbouwfase. Ook dit moet soepel verlopen. Stel een afbouwplan op waarin staat wie verantwoordelijk is voor het opruimen van welke onderdelen en wanneer alles moet zijn opgeruimd. Dit gaat altijd 10x sneller dan de opbouw omdat meerdere leveranciers vaak tegelijk kunnen afbouwen, maar zorg wel voor een goed schema wie wanneer komt. Zo voorkom je irritaties omdat je elkaar in de weg staat.
Comments