Het organiseren van een evenement vraagt om een strakke planning en organisatie. Gelukkig zijn er tegenwoordig een berg aan nuttige tools & technologieën die dit proces eenvoudiger, efficiënter en stressvrijer kunnen maken. In deze blog bespreek ik een aantal van de meest nuttige tools die je kunnen helpen bij het organiseren van een succesvol evenement.
PLANNING
In de vorige post heb ik aangegeven hoe belangrijk het is om met een goede planning en tijdlijn te werken. Overzicht zorgt voor duidelijkheid en uiteindelijk ook voor minder stress. Een goede tool om dit te structureren op één plek die voor iedereen toegankelijk is, is projectmanagement software. Om je een beetje op weg te helpen, zet ik er een paar voor je op een rijtje:
#1 MONDAY
Wanneer je op zoek gaat naar projectmanagement software, dan zou het zo maar kunnen zijn dat je op Monday stuit. Deze software komt namelijk op veel websites en vanuit een eindeloze berg aan reviews als beste uit de test. Wil je een compleet pakket waarin je niet alleen het projectmanagement kan bijhouden, maar ook sales pipelines, marketing en contactgegevens van klanten? Dan is Monday de beste optie.
VOORDELEN MONDAY
Te gebruiken voor alle soorten evenementen (en meer dan alleen evenementen);
Duidelijke en overzichtelijke interface;
Makkelijk in gebruik;
Mogelijk om andere systemen te integreren (Bijvoorbeeld Asana, Gmail, GoogleDrive, Dropbox, Google Calender & Eventbrite);
E-mail integratie;
Grote hoeveelheid aan standaard sjablonen om te gebruiken (200+).
NADELEN MONDAY
De prijs. Je betaalt per licentie, dus met een heel groot team, betaal je flink voor het gebruik van Monday;
Minimaal 3 gebruikers;
De software is Engelstalig.
#2 CLICKUP
'One place to replace them all' is de slogan van ClickUp. Zelf heb ik geen ervaring met deze projectmanagement tool, maar de interface lijkt op die van Monday. Volgens de reviews op internet past de slogan goed bij de mogelijkheden die ClickUp biedt. Projecten plannen, taken toewijzen, communiceren en samenwerken kan allemaal in deze software. En Clickup biedt de mogelijkheid om te integreren met systemen als Slack, Outlook, G Suite, Dropbox en nog zo’n 1000 integratie mogelijkheden door Zapier.
VOORDELEN CLICKUP
Mogelijk om direct e-mails te versturen vanuit Outlook;
De gratis versie heeft veel mogelijkheden;
Het systeem is grotendeels naar eigen wens aan te passen;
Het is eenvoudig te gebruiken.
NADELEN CLICKUP
#3 TEAMLEADER
Onze zuiderburen zijn in 2012 gestart met Teamleader. Nu is Teamleader meer een CRM-software, maar zij hebben een uitgebreide projectmanagement tool. In dit systeem kan je niet alleen de planning van je evenement bijhouden, maar ook offertes & facturen maken, het budget in de gaten houden en alle ontvangen documenten op één plek bewaren. Zo werk je veel efficiënter en hoef je niet alle e-mails bij elkaar te zoeken.
VOORDELEN TEAMLEADER
Efficiënte manier van werken omdat het complete projectmanagement van offerte tot factuur via het systeem gedaan kan worden;
Sjablonen kunnen gecustomized worden;
Veel integratiemogelijkheden met andere software;
Er is een koppeling mogelijk met iDEAL;
Offertes kunnen online goedgekeurd worden.
NADELEN TEAMLEADER
Naast bovengenoemde software zijn er nog meer mogelijkheden, bijvoorbeeld Wrike, Afas Software, Exact, Trello of Asana.
EVENT MANAGEMENT TOOL
Waar je bovenstaande planningtools gebruikt voor de organisatie van het evenement en je eigen to do's, is er natuurlijk ook nog een registratie- en communicatietraject met je gasten. Om hier structuur en overzicht in aan te brengen, zijn er ook diverse tools om dit gestructureerd te laten verlopen.
#1 MOMICE
Momice is een zeer makkelijke tool om te gebruiken en de interface wijst zich eigenlijk vanzelf, maar de hulp die zij bieden maakt het nog veel makkelijker. Zij hebben software zowel gericht op live evenementen als offline/hybride evenementen. Binnen deze software heb je de volgende features:
Bezoekersregistratie;
Inchecken &. badges;
Uitnodiging & mail;
Event website & app;
Publieksinteractie;
Evaluatie & statistieken.
Wil je meer informatie? Kijk dan op de website van Momice.
#2 LET'S GET DIGITAL
De vormgeving van het online event platform en de event app zien er zeer gelikt uit en naast alle praktische functionaliteiten heeft Let's Get Digital ook echt geprobeerd om een aantal fun elementen toe te voegen aan hun software. In de event app kun je bijvoorbeeld een Treasure Hunt toevoegen. Tijdens de Treasure Hunt moeten deelnemers QR-codes vinden en vragen beantwoorden om bovenaan het leaderbord te komen. Ook hebben ze een Swipe-2-Connect en Swipe-2-Match functie; oftewel Tinderen op de werkvloer. Swipe naar links of rechts en vergroot je netwerk. Misschien sluit het niet bij elk evenement goed aan, maar in ieder geval wel een andere manier van netwerken dan de standaard speeddates. Bij Let's Get Digital kan je terecht voor:
Online Event Platform;
Event App;
Badge Printing & Check-in;
Event registratie;
Community app.
Benieuwd wat ze allemaal kunnen? Kijk dan op de website van Let's Get Digital.
#3 ACTIVO
Activo levert dezelfde diensten als Momice en Let's Get Digital in de volgende categorieen: event registratie platform, beurs registratie platform en medisch congres platform. Activo onderscheidt zich van de andere twee aanbieders door het bieden van een online betaalmodule. Ideaal voor betaalde evenementen, want bij een succesvolle betaling krijgt de deelnemer direct een bevestiging per e-mail inclusief een factuur. Naast de online betaalmodule heeft Activo de volgende diensten:
Uitnodigingstraject met eventwebsite;
Event app inclusief E-ticket en stemmodule;
Lead scanner app;
Congresregistatie voor medische congressen;
Abstract module;
Efficiënte toegangscontrole op eventlocatie;
E-tcikets, badges en keycords;
Congres online platform;
Beurs met standhouders management.
Interesse gewekt? Kijk dan snel op de website van Activo.
Naast deze tools zijn er uiteraard ook nog tools die het je makkelijker maken op marketing & promotie op een goede manier uit te voeren. Deze tools bespreek ik over een aantal weken in blog #9. Promotie en marketing: Ontwikkel een marketingstrategie. En waar bovenstaande tools ook mogelijkheden bieden voor het evalueren van je evenement onder de gasten, zijn daar ook nog opties voor. Deze komen terug in #12. Evaluatie en opvolging: Evalueer het evenement.