Een evenement organiseren is als het bouwen van een huis - zonder de fundering blijft het huis niet stevig staan. Daarom is het bij evenementen ook belangrijk dat je een goede fundering legt. Het bepalen van het doel van je evenement is daarbij de eerste stap. Het maakt niet uit of het om een conferentie, jubileumviering, personeelsfeest of productlancering gaat, een duidelijk doel en het goed voor ogen hebben van de doelgroep zijn essentieel voor het succes van je evenement.
HET BELANG VAN DUIDELIJKE DOELEN
Een evenement zonder een duidelijk doel is lastig te organiseren omdat er geen duidelijke richting is voor het evenement. Daarom is het cruciaal om vanaf het begin helder te definiëren wat je wilt bereiken met je evenement. Stel jezelf in ieder geval deze twee vragen:
Wat is het doel van het evenement?
Wat wil je bereiken?
Veelvoorkomende doelen die organisatoren nastreven, zijn:
Vieren en herdenken:Â Dit omvat jubilea, feestdagen, herdenkingen of andere speciale gelegenheden die gevierd worden.
Netwerken:Â Veel evenementen, zoals conferenties, beurzen, en seminars, worden georganiseerd om mensen bij elkaar te brengen om te netwerken, zakelijke relaties op te bouwen en kennis uit te wisselen.
Promotie en marketing: Evenementen kunnen worden gebruikt als marketinginstrument om producten, diensten, merken of organisaties te promoten. Dit kan variëren van productlanceringen tot reclame-evenementen.
Onderwijs en training:Â Workshops, seminars en conferenties worden vaak georganiseerd om kennis over te dragen, vaardigheden te verbeteren of mensen te trainen in specifieke onderwerpen of vakgebieden.
Sociale binding:Â Evenementen zoals teambuildingactiviteiten, bedrijfsuitjes, en familiebijeenkomsten worden georganiseerd om de banden tussen mensen te versterken en relaties te versterken.
Werving en talentacquisitie: Bedrijven organiseren soms evenementen zoals jobbeurzen, open dagen, of recruitment drives om nieuw talent aan te trekken en potentiële kandidaten te ontmoeten.
Fondsenwerving:Â Evenementen zoals benefietgala's, veilingen, en sponsorlopen worden georganiseerd om geld in te zamelen voor goede doelen of non-profitorganisaties.
Entertainment:Â Concerten, festivals, theatervoorstellingen, en sportevenementen worden georganiseerd om mensen te vermaken en hen een onvergetelijke ervaring te bieden.
Kennisdeling: Ted-talks, paneldiscussies en lezingen worden gehouden om ideeën te delen, inzichten te vergroten en een dialoog op gang te brengen over belangrijke onderwerpen.
Community building:Â Evenementen zoals buurtbijeenkomsten, culturele festivals, en sporttoernooien worden georganiseerd om de gemeenschap samen te brengen, sociale cohesie te bevorderen en culturele uitwisseling te stimuleren.
Op de vraag 'Wat wil je bereiken?' gaat het vooral om de uitkomst van het evenement. In de afbeelding hieronder zie je een aantal thema's met voorbeelden van doelen.
HET BELANG VAN EEN DUIDELIJKE DOELGROEP
Naast het bepalen van het doel van je evenement, is het ook belangrijk dat je weet voor wie je het evenement organiseert. Het identificeren van de mensen voor wie je evenement bedoeld is, stelt je in staat om je boodschap effectief af te stemmen en een ervaring te creëren die relevant en waardevol is voor je publiek. Bij zakelijke evenementen zoals jubileumvieringen en personeelsfeesten is dit veel makkelijker te definiëren dan bij publieksevenementen. Je weet namelijk al wie er komt en kan de doelgroep makkelijker omschrijven.
STAP 1: DEMOGRAFISCHE KENMERKEN
Allereerst kijk je naar de demografische kenmerken van je doelgroep. Denk hierbij aan het geslacht, de leeftijd, waar ze wonen, het beroep en hun opleidingsniveau. Is het een intern evenement, bijvoorbeeld een personeelsfeest, dan zijn het geslacht en de leeftijd vaak al genoeg. Gaat het om een congres, beurs of publieksevenement met kaartverkoop, dan bekijk je alle kenmerken om je doelgroep beter te bepalen. Deze informatie kan helpen bij het bepalen van de behoeften, interesses en voorkeuren van de doelgroep.
STAP 2: PSYCHOGRAFISCHE KENMERKEN
Bij de psychografische kenmerken kijk je naar persoonlijkheid, waarden, hun levensstijl, hun interesse en gedrag. Met de informatie die je hier ophaalt kan je vooral een beter beeld krijgen wat hen motiveert en waarom ze bepaalde keuzes wel en niet maken.
STAP 3: GEDRAGSKENMERKEN, COMMUNICATIEVOORKEUREN EN DE BESTAANDE MARKT
Op basis van bovenstaande kenmerken heb je vaak al een goed beeld van je beoogde doelgroep. Gaat het om een publieks- of zakelijk evenement met kaartverkoop, dan kijk je ook naar gedragskenmerken en communicatievoorkeuren van de doelgroep, maar onderzoek je ook de bestaande markt. Wat doen je concurrenten en wie zijn hun klanten? Mocht je dan nog meer informatie willen hebben, dan kan je interviews of enquêtes afnemen bij potentiële klanten om nog beter te begrijpen waar hun behoeften en voorkeuren liggen.
Als je al deze informatie voor jezelf verzameld hebt, dan heb je een goed beeld van het doel van jouw evenement en wie de beoogde doelgroep is. Deze basis zorgt ervoor dat de volgende stap makkelijker wordt om vorm te geven: conceptontwikkeling.
Comments