top of page

HET ORGANISEREN VAN EEN EVENEMENT: DAT IS TOCH ZO GEDAAN?!

Je hebt vast weleens gedacht: “Hoe moeilijk kan het zijn om een evenement te organiseren?” Het lijkt simpel: een locatie regelen, uitnodigingen versturen en een cateraar inhuren. Maar zodra je de eerste stappen zet, merk je al snel dat er veel meer bij komt kijken. Van het coördineren van leveranciers en het opstellen van een draaiboek tot het omgaan met last-minute veranderingen en het verzekeren van een vlekkeloze uitvoering op de dag zelf. In dit artikel neem ik je mee achter de schermen van evenementenorganisatie en ontdek je waarom het plannen van een succesvol evenement meer vereist dan alleen een goed idee en een checklist. Iedere week ga ik specifieker in op één onderdeel uit onderstaande stappen en leg ik je uit waar je rekening mee kunt houden, wat valkuilen zijn en welke tips & tricks ik voor je heb.


Een checklist voor het organiseren van een evenement met mensen en ballonnen

In 2010 startte ik mijn opleiding hotel- en eventmanagement. De combinatie van horeca en evenementen in een opleiding was nog vrij nieuw en na het organiseren van een evenement op mijn middelbare school wist ik het zeker; hier ben ik voor geboren. Maar toen ik in 2013 mijn studie afgerond had, was daar één 'probleem'. Ondanks het grote aanbod van evenementenbureaus dachten veel bedrijven dat ze de organisatie van een evenement wel zelf konden doen. De office manager, secretaresse van de directie of iemand van HR of marketing/communicatie kon het er wel even bij doen. En precies daar ging het mis, want het is niet iets wat je 'even' doet. Gelukkig is die gedachte in de afgelopen jaren veranderd, maar nog vaak genoeg organiseren bedrijven het zelf. Daar is helemaal niks mis mee, maar laat ik jou dan in ieder geval bewust maken van de belangrijke stappen die je tijdens het organiseren van een evenement volgt.


BELANGRIJKE STAPPEN VOOR HET ORGANISEREN VAN EEN EVENEMENT:

1. Doel en doelgroep: Bepaal het doel van het evenement.

2. Conceptontwikkeling: Het creëren van onvergetelijke ervaringen.

3. Budgettering: Stel een budget op.

4. Planning en tijdlijn: Maak een gedetailleerde planning.

5. Nuttige tools en technologie: Gebruik technologie om te helpen.

6. Locatie: Kies een geschikte locatie.

7. Vergunningen en verzekeringen: Regel de benodigde vergunningen.

8. Leveranciers en dienstverleners: Boek leveranciers en dienstverleners.

9. Promotie en marketing: Ontwikkel een marketingstrategie.

10. Logistiek en operationeel plan: Plan de logistiek.

11. Tijdens het evenement: Zorg voor de coördinatie van het evenement.

12. Evaluatie en opvolging: Evalueer het evenement.


De komende twaalf weken komen alle stappen aan bod. Heb je vragen over een stap, dan kan je altijd een bericht sturen en kan ik kijken of ik je daar verder mee kan helpen.



Comments


Commenting has been turned off.
bottom of page