top of page

#6 LOCATIE: KIES EEN GESCHIKTE LOCATIE

'Kies een geschikte locatie..' Het klinkt logisch en toch komt het weleens voor dat een evenement niet georganiseerd wordt op de locatie die het beste past bij het evenement. Maar waar let je dan op bij het kiezen van een locatie? Ik neem je mee in de to-do lijst voor het zoeken naar de juiste locatie om je evenement te organiseren en leg uit waarom het belangrijk is dat je de juiste keuze maakt.


Afbeelding Nederland met locaties

WAAROM IS HET KIEZEN VAN EEN JUISTE LOCATIE ZO BELANGRIJK?

Het kiezen van de juiste locatie voor een evenement is een belangrijk onderdeel van het succes ervan. De locatie bepaalt niet alleen de sfeer en uitstraling van het evenement, maar heeft ook een directe invloed op de praktische uitvoering en de tevredenheid van de gasten. Hier zijn enkele redenen waarom de locatiekeuze zo belangrijk is en waar je op moet letten bij een locatiebezoek.


1. DE EERSTE INDRUK

De locatie van een evenement is vaak het eerste wat gasten opvalt. Een mooie, goed onderhouden locatie zorgt voor een positieve eerste indruk en zet de toon voor de rest van het evenement. Je krijgt tenslotte nooit een tweede kans om een eerste indruk te maken..


2. KOSTEN

Bij de kosten van de locatie is het belangrijk om te kijken naar alle onderdelen die in het totaalbedrag vallen. Bij sommige locaties huur je alleen de locatie zelf en zorg je met jouw eigen leveranciers voor alle overige faciliteiten. Maar veel locaties werken met vaste leveranciers en bieden een totaalpakket. Naast catering en techniek is het ook altijd goed om te kijken hoe het zit met dingen als schoonmaak, beveiliging, afvalverwerking en internetverbinding. Dit zit niet altijd standaard in de prijs inbegrepen en het is vervelend als je voor onverwachte verrassingen komt te staan.


3. TOEGANKELIJKHEID & BEREIKBAARHEID

Een goede locatie moet gemakkelijk bereikbaar zijn voor alle gasten, ongeacht hun vervoersmiddel. Dit betekent voldoende parkeergelegenheid voor wie met de auto komt, en goede verbindingen met het openbaar vervoer. Ook toegankelijkheid voor mindervaliden is een belangrijke factor om rekening mee te houden.


4. CAPACITEIT VAN DE LOCATIE

De locatie moet voldoende ruimte bieden voor het aantal verwachte gasten. Dat klinkt heel logisch en vaak bij de zoektocht naar een locatie vallen er al veel locaties af in verband met te weinig ruimte, maar misschien nog wel belangrijker is dat de locatie niet té groot is. Een personeelsfeest voor 300 gasten in een zaal voor 750 personen voelt leeg en sfeerloos aan. Reken voor een zakelijk evenement tussen de 10% en 30% no show en zoek een zaal die past bij dat aantal.


WAAR LET JE O.A. OP BIJ EEN LOCATIEBEZOEK?

Tijdens een locatiebezoek krijg je vaak een berg aan informatie over je heen. Daarom is het goed om voor jezelf alvast een lijstje te maken met punten die jij belangrijk vind voor jouw evenement. Hieronder alvast een aantal onderwerpen die je zeker niet mag vergeten.


  1. Ruimte en indeling - Controleer of de beschikbare ruimte past bij de verwachte opkomst en het type evenement. Loop door de verschillende ruimtes en stel je voor hoe de indeling eruit zou zien. Zijn er voldoende zitplaatsen? Is er genoeg ruimte voor alle geplande activiteiten?

  2. Voorzieningen en faciliteiten - Controleer de beschikbare faciliteiten zoals toiletten, keukens, technische apparatuur en internettoegang. Vraag naar eventuele extra kosten voor het gebruik van deze faciliteiten. Let ook op de staat van deze voorzieningen: zijn ze modern en goed onderhouden?

  3. Toegankelijkheid - Beoordeel de bereikbaarheid van de locatie. Is er voldoende parkeergelegenheid? Hoe ver is het van het dichtstbijzijnde openbaar vervoerspunt? Zijn er voorzieningen voor mindervaliden, zoals rolstoeltoegankelijke ingangen en toiletten?

  4. Geluid en akoestiek - Test de akoestiek van de ruimte, vooral als je van plan bent om muziek of sprekers te hebben.Vraag naar de geluidsregels en eventuele beperkingen om geluidsoverlast te voorkomen.

  5. Veiligheid - Zorg ervoor dat de locatie voldoet aan alle veiligheidsnormen. Dit omvat brandveiligheidsmaatregelen, nooduitgangen en voldoende verlichting. Informeer naar de aanwezigheid van een EHBO-post en de beschikbaarheid van beveiligingspersoneel indien nodig. (Veiligheidseisen bij bestaande locaties hoef je niet tot in detail te controleren. Locaties moeten aan alle eisen voldoen om verzekerd te zijn. De veiligheidseisen gelden wel bij het neerzetten van een tijdelijke locatie. Dan is het belangrijk om goed door alle eisen heen te gaan en deze in een veiligheidsplan vast te leggen.)

  6. Sfeer en uitstraling - Let op de sfeer en uitstraling van de locatie. Past het bij het thema en de stijl van je evenement? De decoratie en uitstraling van de ruimte kunnen een grote invloed hebben op de algehele ervaring van de gasten.


WAAR BEGIN JE MET ZOEKEN?

Natuurlijk is Google je beste vriend en krijg je bij het intikken van de zoekterm 'Evenementenlocaties' gelijk een berg aan opties (en gesponsorde posts!). Mocht je het leuk vinden en alle tijd hebben, dan kan je natuurlijk al deze opties afgaan en rondstruinen. Maar mocht je iets sneller willen zoeken, dan zijn er gelukkig een aantal websites die de locaties voor jou al op een rijtje gezet hebben en alle features, gegevens e.d. toegevoegd hebben zodat je met een paar klikken op de knop locaties hebt die passen bij jouw aanvraag.


Uiteraard is het ook leuk om zelf rond te kijken en op zoek te gaan naar de pareltjes van ons land (en daarbuiten). Mocht je tips hebben, dan hoor ik ze altijd heel graag. Vanuit mijn eigen ervaring deel ik er ook graag een aantal met jullie.


Op volgorde van links naar rechts: Hoogtij | Amsterdam - Inspyrium | Cuijk - Hart van Holland | Nijkerk


En nog niet zo lang geleden mocht ik op bezoek bij Botanic Sanctuary Antwerp in Antwerpen. Mocht je op zoek zijn naar een locatie midden in het centrum van Antwerpen, maar omgeven door groen en luxe; ga dan zeker een kijkje nemen bij deze prachtige locatie!





Comentários


Os comentários foram desativados.
bottom of page